Hauptversammlung

Der Depotbeleg muss folgende Informationen beinhalten ( 10a Abs. (' 10 a) AktG): - Angabe des Emittenten: Name/Firma und Adresse oder ein im Interbankengeschäft gebräuchlicher Kodex (SWIFT-Code); und - falls zutreffend - der Name des Emittenten; und - der Name des Emittenten; und - die Zahlungsart. Informationen über den Aktionär: Name/Firma, Adresse, Geburtsdatum für natürliche Person, ggf. Eintragungs- und Registrierungsnummer für juristische Person; Informationen über die Aktien: Aktienanzahl (ISIN AT000000837307) des Anteilseigners; Hinterlegungsnummer oder andere Benennung; Zeit, auf die sich die Hinterlegungsbestätigung verweist.

Der Depotbeleg wird in Deutsch oder Englisch angenommen. Der Hinterlegungsbescheid muss der Gesellschaft am dritten Arbeitstag vor der Hauptversammlung, also mindestens am 24. Juni 2018, bis 24:00 Uhr (MESZ, Ortszeit Dornbirn) zugehen: Durch SWIFT: Die Hinterlegungsbestätigung als Beweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den oben angegebenen Stichtag berufen (17. Juni 2018, 24:00 Uhr (MESZ), Ortzeit Dornbirn).

Der Versand der Depotbestätigung dient zugleich als Registrierung für die Hauptversammlung. Bei einer Veräußerung der Anteile werden die Anteilseigner nicht blockiert; sie können daher auch nach der Eintragung über ihre Anteile weiterveräußern. Auf die Rechte der Anteilseigner nach den 109, 110 und 118 Aktiengesetz ( 106 Abs. 5 Aktiengesetz) wird auf die Rechte der Anteilseigner zur Traktandierung von Verhandlungsgegenständen nach 109 Aktiengesetz, zur Einreichung von Beschlussvorlagen nach 110 Aktiengesetz und auf das Recht auf Auskunft in der Hauptversammlung nach § 118 Aktiengesetz verwiesen oder per Fax +43 (0) 55725099-1125.

Darüber hinaus kann jeder Anteilseigner in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung (mit Ausnahme von Wahlvorschlägen von Aufsichtsratskandidaten, die nur nach Maßgabe des 110 Aktiengesetzes eingereicht werden können) ohne vorherige Ankündigung einreichen. Die Stimmrechtsvertreterin oder der Stimmrechtsvertreter ist für den Anteilseigner an der Hauptversammlung anwesend und hat dieselben Rechte wie der von ihm vertretene Anteilseigner.

Der Bevollmächtigte ist in textlicher Form an eine bestimmte natürliche oder juristische Person zu erteilen und muss ebenso wie der widerruf der Bevollmächtigung rechtzeitig vor der Hauptversammlung entweder selbst, längstens jedoch mit der Anmeldung zur Hauptversammlung am Ort der Versammlung, oder aber an den Beauftragten für die Öffentlichkeitsarbeit der Gesell-schaft, längstens am 27. 07. 2018, 24.00 Uhr (MESZ, Ort Dornbirn), wie nachfolgend angegeben, zugehen::

Eine Stimmrechtsvertretung durch die Firma selbst oder ein Vorstandsmitglied oder Aufsichtsratsmitglied ist jedoch nur möglich, wenn der Anteilseigner zu den jeweiligen Punkten der Tagesordnung ausdrücklich Weisungen zur Stimmrechtsausübung erteilte. Soweit der Anteilseigner seiner Depotbank eine Bevollmächtigung erteilte, genügt es, wenn die Bank neben der Hinterlegungsbestätigung erklärt, dass ihr eine Bevollmächtigung erteilte.

Die Stimmrechtsvertretung wird in der Hauptversammlung sein. Der Aktionär wird darauf aufmerksam gemacht, dass er auch bei Vollmachtserteilung die unter Ziffer 2 "Nachweisstichtag und Teilnahmebedingungen " beschriebenen Teilnahmebedingungen einhält. Durch die Änderung des Aktiengesetzes ist die anonymisierte Beteiligung als berechtigter Aktionär (Aktien im Besitz Dritter) nicht mehr möglich.

Nach § 106 Nr. 9 Aktiengesetz in Verbindung mit 83 Nr. 2 Nr. 1 Börsengesetz wird ferner bekannt gegeben, dass die Firma 43.500.000 Inhaberaktien emittiert hat und jede Aktie eine Stimme hat. Derzeit befinden sich 353.343 eigene Anteile, die nach 65 Abs. 1 Nr. 1 Aktiengesetz nicht stimmberechtigt sind; unter Einbeziehung dieser eigenen Anteile beläuft sich die Anzahl der stimmberechtigten Anteile auf 43.146.657. Die in diesem Paragraphen angegebenen Werte wurden zum Bilanzstichtag 31. Dezember 2018 ermittelt und können bis zum Tag der Hauptversammlung geändert werden.

Zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Ablaufs der Eingangsprüfung werden die Anteilseigner oder ihre Bevollmächtigten aufgefordert, frühzeitig vor der Hauptversammlung am Veranstaltungsort einzutreffen. Das Unternehmen ist berechtigt, die Personalien der Teilnehmer zu bestimmen. Der Zutritt zum Entfernen der Stimmzettel erfolgt ab 9:00 Uhr (MESZ, Lokalzeit Dornbirn).

Sie ist das wichtigste Gremium einer AG, denn sie ist das Gremium für die Inhaber der Firma - die Anteilseigner. Bitte haben Sie daher dafür Verständnis, dass wir eine Hauptversammlung nicht zu einer Gästeveranstaltung machen können, so sehr wir ein solches Angebot auch begrüßen, und dass eine Beteiligung als Besucher nur auf individuelle Einladungen und nach vorheriger Rücksprache mit der Investorenabteilung unter Tel.: +43 (0) 5572509-1125 möglich ist.

Im Rahmen der Vor- und Nachbereitung der Hauptversammlung der Münchener Rück AG werden persönliche Aktionärsdaten bearbeitet. Dabei handelt es sich vor allem um die in der Depotempfangsbestätigung gemäß 10a Aktiengesetz aufgeführten und sonst vom Anteilseigner mitgeteilten Informationen (Name oder Firmenname, Adresse und Kode des Emittenten der Depotempfangsbestätigung; Namen, Adresse und Geburtstag des Anteilseigners; Depot- oder andere Depotbezeichnung; Zahl und ggf. Nennwert der Anteilseigner und Angabe der Klassen- oder Wertpapieridentifikationsnummer; Zeit oder Frist, auf die sich die Depotempfangsbestätigung verweist; Angabe eines von ihm beauftragten Vertreters; ggf. die Abstimmungskartennummer).

Das Unternehmen ist für diese persönlichen Angaben gemäß 4Z7 DSGVO verantwortlich. Der Datenschutzbeauftragte wurde von der Firma nicht ernannt. Jegliche Bearbeitung der persönlichen Angaben dient der Prüfung der Teilnahmeberechtigung des Aktionärs und der Durchführung der Hauptversammlung der Firma, einschließlich der Zusammenstellung des Teilnehmerverzeichnisses, und ist für diese Zweckbestimmung unbedingt notwendig.

Die datenschutzrechtlichen Grundlagen für die Behandlung der persönlichen Angaben der Anteilseigner sind die Vorschriften des Aktienrechts, namentlich die §§ 111, 113, 114, 117 und 120 Aktiengesetz, die gesetzliche Pflichten der Firma im Sinn von 6 Abs. 1 lit. c DSGVO vorgeben. Bis zum Erlöschen der Aufbewahrungspflicht werden die persönlichen Angaben der Gesellschafter gespeichert.

Personenbezogene Angaben des Gesellschafters, die nach § 117 Aktiengesetz in die Gesellschafterliste aufzunehmen sind, werden dem zuständigen Handelsregistergericht nach § 120 Abs. 4 Aktiengesetz mitgeteilt. Das Unternehmen nutzt die HV-Veranstaltungsservice GmH, FN 332741 a, Köln 60, 8242 St. Lorenzen am Wandel als Diensteanbieter, der hinsichtlich der persönlichen Angaben als Auftragnehmer im Sinn von § 28 DSGVO auftritt.

Bezüglich der von der Firma bearbeiteten persönlichen Angaben haben die Anteilseigner das Recht auf Auskunftserteilung ( "Art 15 DSGVO"), Korrektur (Art 16 DSGVO) oder Streichung (Art 17 DSGVO) bzw. auf Beschränkungen der Datenverarbeitung (Art 18 DSGVO) oder der Übertragbarkeit (Art 20 DSGVO). Darüber hinaus haben die Anteilseigner ein Widerspruchsrecht bei einer Aufsichtsstelle (§ 77 DSGVO).

Sofern personenbezogene Angaben zur Wahrnehmung der legitimen Belange der Verursacher oder Dritter verarbeitet werden ( 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), haben die betroffene Person auch ein Einspruchsrecht (§ 21 DSGVO).